Hữu cơ là một lịch sử thửa, không phải một cái nhãn.
Hai năm hồ sơ sạch trước một cây ngắn ngày, ba năm trước một vụ thu hoạch cây lâu năm, trên một thửa đất mà một tổ chức kiểm soát tìm được trên bản đồ. Với một nhóm mười một nghìn nông hộ nhỏ thì đó là một bài toán sổ sách từ rất lâu trước khi nó là một bài toán nông học.
Chúng tôi điều chỉnh nền tảng EUDR đang chạy cho Hữu cơ, cùng 2–3 đối tác.
Bạn định hình cái gì được ra mắt — và giữ điều khoản ưu đãi trọn thời hạn hợp đồng của mình.
Chưa sẵn sàng?
Điều gì phải đúng
Giữ đủ bốn lịch sử mà một tổ chức kiểm soát sẽ kiểm.
Bạn không thể sửa bất kỳ điều nào trong số này vào lúc thanh tra, và đó là điều khiến hữu cơ khác với một tiêu chuẩn về thực hành. Hoặc là hồ sơ tồn tại cho trọn cả giai đoạn, hoặc là thửa đất bắt đầu lại đồng hồ của nó.
- Check 01Lịch sửGiai đoạn chuyển đổi đã hoàn tấtHai năm trước khi gieo một cây ngắn ngày, ba năm trước vụ thu hoạch đầu tiên của một cây lâu năm, với hồ sơ phủ trọn cả khoảng đó.Nó được lưu giữ ra saoMỗi thửa một đồng hồ, khởi động từ một quyết định có ngày tháng và cả xã viên lẫn thanh tra viên đều thấy được.
- Check 02Mỗi thửaChỉ dùng vật tư được phépLệnh cấm là tuyệt đối và áp cho từng thửa, không phải cho cả nông trại. Một lần dùng không được phép là đồng hồ chạy lại từ đầu.Nó được lưu giữ ra saoMột cuốn sổ vật tư mà nhà sản xuất điền ngay lúc sử dụng, với bao bì được chụp ảnh, kèm địa điểm và ngày tháng.
- Check 03Mỗi thửaThửa đất được xác định và tách riêngTìm thấy được trên bản đồ, với khoảng cách ly khỏi các thửa thông thường liền kề đúng như tình huống đòi hỏi.Nó được lưu giữ ra saoMột đa giác đã đi đo, với những thửa thông thường liền kề và vùng đệm hiện rõ chứ không chỉ khai báo.
- Check 04Cấp nhómNhóm tự kiểm tra xã viên của mìnhMột hệ thống kiểm soát nội bộ có danh sách xã viên, thanh tra hằng năm và một quy trình chế tài thực sự được áp dụng.Nó được lưu giữ ra saoTrạng thái thanh tra cho từng xã viên, chế tài ghi vào chính xã viên đó, tất cả đều có ngày tháng.
Quy định vươn tới một thửa đất thế nào
Chứng nhận theo nhóm chỉ đứng vững nếu mọi thửa đều được bao phủ.
Quy tắc về vật tư được phép và lịch thanh tra đi xuống theo nhóm. Bản khai và các chuyến thăm thì đi ngược lên.
Chín mươi tư thửa vẫn còn trong hạn 36 tháng của mình và một thửa đã bị đặt lại từ đầu năm ngoái. Cả hai đều nằm trong sổ đăng ký chứ không bị bỏ ra ngoài.
Cách hoạt động
Theo dấu một thửa đất qua ba năm.
Cùng một thửa đất, cùng một mã số, từ ngày đồng hồ chuyển đổi của nó bắt đầu chạy tới ngày khối lượng của nó được bán như hàng hữu cơ. Hai sản phẩm: Field App mà xã viên và thanh tra viên của bạn mang theo, và Bảng điều khiển nơi nhóm vận hành.
Th8 2023 · Field App
Đồng hồ bắt đầu chạy từ một ranh giới đã đi đo.
Từng thửa một, ngoại tuyến, với xã viên đứng ngay đó. Lần dùng hoá chất tổng hợp cuối cùng được khai một lần, và chính nó xác định ngày cho mọi thứ về sau.
Th8 2024 · Bảng điều khiển
Một năm trôi qua, đồng hồ là một con số, không phải ký ức.
Mỗi thửa mang theo số tháng riêng và cuốn sổ vật tư riêng của nó. Ở chỗ lịch sử của một xã viên còn mỏng, khoảng trống hiện ra trước cả khi một thanh tra viên tới.
Th2 2025 · Field App
Mỗi cuộc thanh tra đều đáp xuống cùng một thửa đất.
Không phải một biểu mẫu mới mỗi chu kỳ. Thanh tra viên chỉ thêm một mùa vụ vào một hồ sơ vốn đã có ranh giới, lịch sử và hai chuyến thăm gần nhất.
Th8 2026 · Bảng điều khiển
Chứng nhận vào một ngày cụ thể, với ba năm đứng sau nó.
Thửa đất đổi trạng thái, và khối lượng của nó chuyển sang nhóm hữu cơ. Thứ tổ chức chứng nhận nhận được là chính hồ sơ này xuất ra, chứ không phải một thứ được ghép lại vào tuần trước kỳ đánh giá.
Chính những thửa đất, ranh giới và hồ sơ vật tư đó là thứ mà một bộ hồ sơ Rainforest Alliance hay Fairtrade đòi hỏi. Một lần triển khai, ba tiêu chuẩn, một gói.
Sổ vật tư
Ghi mọi lần sử dụng trên một thửa có tên, vào một ngày cụ thể.
Nhà sản xuất ghi lại thứ đã dùng ngay lúc dùng, với bao bì được chụp ảnh, kèm địa điểm và ngày tháng. Bất cứ thứ gì không nằm trong danh mục được phép đều bị gắn cờ ngay trong ngày, khi vẫn còn thời gian để bàn về nó, thay vì đợi đến kỳ thanh tra hằng năm khi đã quá muộn.
Chứng nhận theo nhóm
Hệ thống kiểm soát nội bộ chính là giấy chứng nhận.
Một nhóm nông hộ nhỏ được chứng nhận thông qua một hệ thống kiểm soát nội bộ: một danh sách xã viên, một cuộc thanh tra với từng xã viên mỗi năm, một quy trình chế tài, và một người chịu trách nhiệm vận hành nó. Tổ chức kiểm soát đánh giá cái hệ thống ấy nhiều ngang với đánh giá các nông trại.
- Một danh sách xã viên, không phải baChính cuốn sổ đăng ký mà cuộc thanh tra hữu cơ dùng cũng là cuốn nằm sau các đợt giao và các khoản trả, nên nó không thể lệch đi được.
- Thanh tra có trạng thái, không phải một chồng biểu mẫuMỗi xã viên đều ở trạng thái đã đủ, tới hạn, quá hạn hoặc bị chế tài, và cán bộ nhìn thấy tuyến đường chứ không phải cái tủ hồ sơ.
- Chế tài để lại dấu vếtMột thửa bị cách ly thì thôi không bán được như hàng hữu cơ nữa, ngay trong cùng cái hệ thống ghi nhận các lô, nên nó không thể bị bán nhầm.
- Sẵn sàng cho đợt kiểm tra đột xuấtVì hồ sơ được lập ngay khi công việc diễn ra, một cuộc thanh tra đến bất ngờ cũng tìm thấy đúng tập hồ sơ như một cuộc có báo trước.
Chu kỳ này
- Xã viên trong nhóm11,240
- Đã kiểm tra chu kỳ này9,806
- Quá hạn412
- Thửa đang chuyển đổi3,180
- Thửa đang bị cách ly7
Xã viên được gộp theo làng thành các tuyến thanh tra, nên người cán bộ phải tới bốn mươi nông trại trong một tuần không phải là người đang gồng gánh cuốn bảng tính.
Tách biệt
Giữ khối lượng có chứng nhận vẫn được chứng nhận.
Không phải ngoài đồng. Mà ở trạm sơ chế và nhà kho, nơi một lô hữu cơ và một lô thông thường dùng chung một cỗ máy, một giàn phơi hay một chồng bao. Hồ sơ phải cho thấy chúng chưa bao giờ gặp nhau.
- Quả tươi nhận từ các thửa hữu cơ38.4 t
- Xát vỏ trên dây chuyền riêng38.4 t
- Phơi trên giàn đánh số 1–67.9 t
- Xay xát và đóng bao như hàng hữu cơ7.6 t
- Quả tươi nhận từ các xã viên khác104.1 t
- Xát vỏ sau khi có hồ sơ vệ sinh máy104.1 t
- Phơi trên giàn 7–2221.4 t
- Xay xát và đóng bao như hàng thông thường20.8 t
Tracebud không phải tổ chức kiểm soát và không cấp chứng nhận hữu cơ nào. Việc chứng nhận, thanh tra và giấy chứng nhận kiểm tra cho một lô nhập khẩu vào EU vẫn thuộc tổ chức kiểm soát của bạn và các cơ quan chức năng. Chúng tôi giữ lịch sử thửa đất, sổ vật tư, hồ sơ thanh tra và dòng chảy các lô mà họ xem xét.
Nếu bạn đã thu thập dữ liệu
Mang theo thứ bạn đã có.
Danh sách xã viên và ranh giới đã gom cho các kỳ đánh giá hữu cơ của bạn nhập vào hàng loạt — dữ liệu bạn đã đưa cho một tổ chức chứng nhận chính là điểm khởi đầu ở đây.
XLSX · 410 KB · một lần tải lên
862xã viên đã nhập
- Từ hồ sơ đánh giá của bạn — bộ hồ sơ của tổ chức chứng nhận là điểm khởi đầu
- Đã đính kèm chứng nhận — tài liệu về đúng với xã viên mà nó nói đến
- 0 trùng lặp — hồ sơ sẵn có được khớp, không nhân đôi
CSV, XLSX hoặc dán một danh sách — có mẫu cho mọi định dạng. Lỗi hiện ra trước khi bất cứ gì được lưu.
Những câu hỏi chúng tôi nhận được.
Các bạn có cấp chứng nhận hữu cơ không?+
Không. Việc chứng nhận thuộc về tổ chức kiểm soát của bạn, và với một lô nhập khẩu vào EU thì giấy chứng nhận kiểm tra được cấp qua hệ thống chính thức. Chúng tôi giữ lịch sử thửa đất, sổ vật tư, hồ sơ thanh tra nội bộ và dòng chảy các lô mà tổ chức kiểm soát cùng các thanh tra viên của họ phải lần qua.
Chuyện gì xảy ra khi một xã viên dùng vật tư bị cấm?+
Lần sử dụng đó bị gắn cờ ngay trong ngày nó được ghi nhận, thửa đất bị cách ly nên khối lượng của nó không bán được như hàng hữu cơ, và một vụ việc được mở ra với hệ thống kiểm soát nội bộ. Kết cục đó tốt hơn hẳn so với việc phát hiện ra nó vào kỳ thanh tra hằng năm, hoặc không phát hiện ra gì cả.
Chúng tôi chạy hữu cơ và một chứng nhận thứ hai trên cùng danh sách xã viên được không?+
Đó là trường hợp thông thường. Một cuốn sổ đăng ký, một bộ thửa đất, một lịch sử thanh tra, với báo cáo của từng tiêu chuẩn được xuất ra riêng. Chẳng ai nên phải nuôi ba danh sách xã viên mâu thuẫn lẫn nhau.
Nhóm của chúng tôi có mười một nghìn xã viên. Quản nổi không?+
Chỉ khi các cuộc thanh tra và hồ sơ vật tư được giữ theo từng xã viên chứ không nằm trong một cuốn sổ dùng chung. Giới hạn quy mô nhóm và yêu cầu kiểm soát nội bộ đến từ quy định; việc chúng tôi làm là khiến danh sách, các tuyến đường và trạng thái hiện rõ để các cán bộ lần lượt xử lý được.
Khởi động đồng hồ cho đúng cách.
Một giai đoạn chuyển đổi chỉ được tính nếu hồ sơ phủ trọn cả giai đoạn đó. Hãy đặt các thửa đất, cuốn sổ vật tư và các cuộc thanh tra nội bộ vào cùng một chỗ ngay từ đầu, rồi tấm chứng nhận ở cuối chỉ còn là một thủ tục chứ không phải một lần dựng lại.