Montrez que la prime est arrivée le membre.
La certification Fairtrade est avant tout une discipline comptable et de gouvernance : qui est membre, ce qu'il a livré, ce que l'organisation a été payée, et ce que l'assemblée a décidé de faire de la prime. Tracebud tient ce registre au fil de l'eau, et non le mois qui précède l'audit.
Nous adaptons la plateforme RDUE en service à Fairtrade, avec 2 à 3 partenaires.
Vous façonnez ce qui est livré — et conservez des conditions préférentielles pour toute la durée de votre contrat.
Pas prêt ?
Ce que l'audit demande
Sortez les cinq fichiers que l'audit demande.
Rien sur cette liste n'est déraisonnable. Cela devient une crise parce que chaque partie vit chez une personne différente : le registre chez le secrétaire, les livraisons dans un carnet à la station de lavage, la décision sur la prime dans le procès-verbal d'une réunion que personne n'a saisi.
Comment la prime atteint un membre
La prime doit atteindre le dernier kilo.
L'argent descend le même arbre que le café a remonté, et chaque saut est un enregistrement plutôt qu'une réunion.
Quarante-huit membres n'ont pas encore retiré. Ils sont nommés au registre plutôt qu'arrondis à l'écart, et c'est précisément ce qu'un auditeur demande.
Comment cela fonctionne
Suivez une prime jusqu'à un reçu.
La même livraison, suivie de la bascule à la porte jusqu'à la part de prime du membre et à la ligne sur laquelle tire un auditeur. Deux produits : la Field App que l'agent et le membre utilisent, et le Dashboard sur lequel tourne l'union.
Oct. · Field App
Le reçu existe avant la prime.
Chaque livraison pesée et attestée par un reçu à un membre nommé, à la porte, hors ligne. Le membre repart avec un chiffre, et la prime a quelque chose à quoi se rattacher.
Janv. · Dashboard
La prime s'accumule sur le volume, pas sur une estimation.
Seul le volume réellement vendu aux conditions Fairtrade génère une prime, et chaque lot de ce chiffre peut être rouvert jusqu'à ses reçus.
Avr. · Field App
Le membre voit sa propre part.
Pas un chiffre annoncé en réunion. L'allocation décidée par l'assemblée, au regard des kilos que ce membre a réellement livrés, dans sa propre application.
Juin · Dashboard
L'auditeur obtient la piste, pas un classeur.
Les recettes de prime, la décision d'assemblée, l'allocation et chaque paiement aux membres, dans un seul registre qui se rapproche. L'audit devient un exercice de lecture.
Le même registre, les mêmes reçus et la même liste de membres sont ce qu'un bio ou Rainforest Alliance dossier exige. Un seul déploiement, trois régimes, un seul forfait.
Le registre des membres
L'adhésion est le certificat.
Les organisations de petits producteurs sont certifiées sur l'identité de leurs membres et la façon dont l'organisation est gérée. Un registre qui se périme emporte avec lui le calcul de la prime, les relevés de livraison et les décisions démocratiques.
- Des membres, pas des effectifsChacun nommé, avec ses parcelles, son ménage et la date de son adhésion à l'organisation.
- Le contrôle démocratique laisse une tracePrésence et décisions d'assemblée sont consignées en regard de la période à laquelle elles s'appliquent.
- L'éligibilité est vérifiableLa surface par membre vient de limites parcourues plutôt que d'une déclaration sur un formulaire.
- Les producteurs détiennent leur propre copieAdhésion, livraisons et paiements se trouvent sur le téléphone du membre : le registre peut donc être vérifié des deux bouts.
Registre, à jour
- Membres actifs2,100
- Adhésion cette saison84
- Parti ou inactif31
- Avec des parcelles parcourues96%
- Avec une livraison cette saison1,908
Les membres entrent, sortent, héritent de terres et divisent des parcelles en continu. Le registre est le même objet que désignent les relevés de livraison et l'allocation de la prime : il ne peut donc pas s'en écarter en silence.
Prime, décidée et dépensée
L'assemblée décide. Le registre montre ce qui s'est passé ensuite.
L'usage de la prime est une décision démocratique des membres, et le plan qui la sous-tend est auditable. Là où les organisations se mettent en difficulté, c'est dans la distance entre le procès-verbal qui consigne la décision et les paiements ou projets qui ont suivi.
- Versement au membre65%Payé au kilo livréCalculé à partir des mêmes relevés de livraison que l'audit vérifie, et attesté par un reçu à chaque membre.PreuvesUn reçu signé par membre, avec la date et le montant.
- Productivité et qualité22%Réinvesti dans la cultureMatériel de pépinière, campagnes de taille, réparations de station de lavage : les choses qui font monter le prix la saison suivante.PreuvesLa campagne, les parcelles atteintes, ce qui a été dépensé — et le travail photographié là où il se trouve, daté.
- Organisation13%Gérer l'organisationLe système de contrôle interne, le personnel de vulgarisation et l'audit lui-même, qui sont les coûts réels du fait d'être certifié.PreuvesDes lignes de coûts liées au plan approuvé par l'assemblée.
Tracebud n'est pas Fairtrade et ne certifie personne. Les standards, les prix minimums, les règles de prime et les audits appartiennent à Fairtrade International et à son certificateur. Nous tenons les données d'adhésion, de livraison, de paiement et de décision qu'un audit parcourt.
Au-delà du prix minimum
Les prix de référence ont besoin de revenus réels.
Fairtrade publie des prix de référence de revenu vital pour plusieurs cultures, construits à partir d'une référence, d'une taille d'exploitation viable, d'un rendement cible et du coût d'une production durable. En payer un est une décision ; savoir si cela a comblé l'écart pour un ménage donné exige les chiffres de ce ménage.
- RéférenceCe que coûte une vie décenteUne référence fondée sur la méthode Anker pour le district, publiée de façon indépendante et actualisée de l'inflation.
- RéelCe que le ménage a gagnéLe revenu agricole issu des reçus, plus ce que le ménage déclare d'autres sources, par membre plutôt que par échantillon.
- ÉcartSi le prix l'a combléLa différence, répartie entre les membres, pour qu'un prix de référence soit jugé sur son effet plutôt que sur son existence.
Le travail sur le revenu vital a sa propre page, car il s'applique que vous certifiiez ou non : comment l'écart est mesuré.
Si vous avez déjà collecté des données
Apportez ce que vous avez déjà.
Les listes de membres et les limites assemblées pour les audits Fairtrade s'importent en lot — les données que vous avez déjà remises au certificateur sont ici votre point de départ.
XLSX · 480 Ko · un seul dépôt
1,038membres importés
- Depuis vos dossiers d'audit — le dossier du certificateur est le point de départ
- Certificats joints — les documents atterrissent avec les membres qu'ils couvrent
- 0 doublon — les enregistrements existants rapprochés, non dédoublés
CSV, XLSX ou collez une liste — des modèles pour chaque format. Les erreurs apparaissent avant tout enregistrement.
Les questions qu'on nous pose.
Cela nous rend-il certifiés Fairtrade ?+
Non. Fairtrade International fixe les standards et un certificateur indépendant audite au regard de ceux-ci. Ce que nous faisons, c'est tenir les données que cet audit examine, pour que la préparation cesse d'être un mois de reconstitution.
Nos membres ne savent pas tous lire.+
L'application producteur fonctionne en quinze langues avec des invites vocales et imagées, et un reçu est un nombre, une date et un nom. En pratique, l'alphabétisation est moins un obstacle qu'un formulaire pensé pour un bureau et logé dans un smartphone.
Nous sommes aussi certifiés Rainforest Alliance. Cela fait-il deux systèmes à gérer ?+
Un seul registre, un seul jeu de parcelles, un seul historique d'inspection. Les deux standards demandent des rapports différents à partir des mêmes données, et les deux exports viennent d'ici.
Un acheteur peut-il voir nos comptes de prime ?+
Seulement ce que vous autorisez. Les producteurs et l'organisation détiennent ces données ; les acheteurs voient la part qui concerne le volume qu'ils ont acheté, ce qui suffit généralement à leur propre reporting.
Cessez de reconstruire le dossier chaque audit.
Importez le registre des membres, émettez des reçus numériques pour les livraisons de cette saison, et consignez la décision sur la prime là où les paiements seront aussi consignés. Le prochain audit devient un export.